מוקדש לכל שרטטי הפרילאנס וצוותי עבודה יצירתיים באשר הם

והפעם פוסט שקשור לאוטוקאד רק באופן עקיף, ומוקדש לכל מי שעובד כפרילאנסר, או מוצא את עצמו מנסה לעבוד מהבית בחג.

כאשר מספר אנשים עובדים ביחד על פרויקט בתוך משרד, עם שרת או שרת נתונים (כמו שצריך לעבוד), כל הקבצים נמצאים במקום אחד, וכל עובד יכול לגשת לכל הקבצים, ומיד שסיים לעבוד הם מעודכנים וזמינים עבור שאר חברי הצוות.

אולם, כאשר הסיטואציה מעט יותר מורכבת, נניח שאחד מהעובדים עובד מהבית, או במשרד אחר, בין אם הוא חבר צוות קבוע, או פרילאנסר זמני, הדברים מתחילים להסתבך. בזמן שאותו עובד חיצוני משנה קובץ מסוים, עובד אחר במשרד האם יכול בטעות לעבוד על אותו הקובץ, ואז נוצרים שני קבצים נפרדים שונים אחד מהשני. מיזוג המידע בין שני הקבצים הוא פעולה מייגעת עד בלתי אפשרית. גם אם עובדים לפי כללים מאוד ברורים ומסודרים, יש תמיד עיכוב מסויים. ברגע שהעובד החיצוני סיים לעבוד על קובץ, צריך לשלוח אותו באימייל, או להעלות אותו לשרת FTP, ואז מישהו צריך לשמור אותו במקום הנכון. מסורבל.

אז כמובן שניתן להתגבר על כל הקשיים האלו באמצעות הפרדה ברורה של המשימות, והקפדה על כללי שמירה ועדכון, ובאמצעות תקשורת טובה בין חברי הצוות. כי אם לא היה לזה פתרון, לא היו כל כך הרבה שרטטי פרילאנס.

אבל יש גם פתרון יותר טוב. לאחרונה הזדמן לי להשתמש  באתר שנקרא dropbox.com. האתר הנפלא הזה מאפשר שיתוף קבצים באופן הבא:

אני פותחת לעצמי חשבון dropbox, ומתקינה את תוכנת dropbox על המחשב שלי. במהלך ההתקנה אני נדרשת להגדיר תיקיית dropbox. מצאתי שנוח להגדיר אותה כפי שהתוכנה מציעה בנפרד מתיקיות העבודה הרגילות שלי (my documents או כל תיקייה אחרת).

התוכנה באופן אוטומטי מסנכרנת את תוכן התיקייה הזו לאינטרנט, לחשבון שלי. (השירות ניתן בחינם עד נפח 2gb, נפחים גדולים יותר כרוכים בתשלום חודשי). מעתה, כל קובץ חדש, או כל עדכון של קובץ בתיקיית ה- dropbox המקומית שלי, יופיע גם באינטרנט.

אני יכולה להתקין את התוכנה עם החשבון שלי על עוד מחשב (נגיד המחשב שלי בבית, או המחשב הנייד שלי). מה שיקרה הוא שתוכן תיקיית ה- dropbox יהיה זהה על שלושת המחשבים האלו. הקבצים עולים אוטומטית לאינטרנט, ויורדים אוטומטית למחשבים אחרים. באופן כזה אני יכולה לעבוד מהבית ומהמשרד על פרויקט מסוים בנוחות מירבית, מבלי להעביר קבצים באופן ידני. בתנאי שהקבצים נמצאים בתיקיית ה- dropbox כמובן.

כמו כן, אני יכולה לגשת מכל מחשב בעולם לתיקייה האינטרנטית שלי, על ידי login מאתר dropbox. ולהוריד או להעלות קובץ אחד ספציפי שדרוש לי.

ואיך עובדים בצוות?

בתוך תיקיית dropbox אני יכולה להגדיר שיתוף לתיקיות מסויימות עם אנשים אחרים שיש להם חשבון dropbox, או באמצעות כתובת האימייל להזמין אנשים לפתוח חשבון dropbox ולהעניק להם שיתוף. שימו לב, שותפי לעבודה יראו רק את התיקייה שבחרתי לשתף איתם, ולא את תוכן כל תיקיית ה- dropbox  שלי.

עכשיו אפשר להתחיל לעבוד באופן חופשי. הקבצים עולים לאינטרנט כל פעם שאני מעדכנת ושומרת, ויורדים אליי למחשב כל פעם שהם עודכנו על ידי חבר צוות במיקום אחר. התוכנה מבחינה בקונפליקטים, ואם גם אני וגם שותפי לעבודה עבדנו על אותו קובץ בו זמנית, התוכנה מייצרת עותקים של הקובץ בתיקיית ה- dropbox.

ניתן לשים בתיקייה המקומית פרויקט מסוים בשלמותו לכל פרק הזמן בו עובדים עם חברי צוות במיקומים אחרים, ולהחזיר אותו למקום הטבעי שלו עם סיום העבודה-מרחוק.

אם תשאלו אותי, זה פתרון פשוט גאוני. אבל יותר טוב – תנסו בעצמכם.